Jak napsat email jako profesionál

Doba čtení: 8 minut

Pokud jste nestudovali obchodní akademii (tam se totiž učí obchodní korespondence), tak si tento článek musíte přečíst dříve, než klientovi napíšete první e-mail.

E-mail je často jedním z prvních kontaktů, který uděláte s potenciálním klientem. A protože nikdy neuděláte první dojem dvakrát, tak by i vámi napsaný e-mail měl podle toho vypadat. Klidně se totiž může stát, že vás klient odmítne jen proto, že se mu nebude líbit, jakou formou jste mu e-mail napsali. E-mail je vlastně taková vaše první vizitka.

Předmět

Váš e-mail vždy musí obsahovat “Předmět”

Bez něho nikdy e-mail neodesílejte. Je to to první, co příjemce ve své poště vedle vašeho jména uvidí, a často rozhoduje o tom, jestli váš e-mail otevře. Navíc bez předmětu roste riziko, že váš e-mail zablokují antispamové filtry.

Předmět by měl sumarizovat sdělení

Předmět by měl sumarizovat nejdůležitější sdělení vašeho e-mailu. Nikdy nepoužívejte zavádějící text. Příjemci pak mohou získat dojem, že je chcete oklamat. A tím si důvěru nezískáte.

Délka předmětu

Předmět by měl mít ideálně 30 až 50 znaků. Ani příliš krátký, ani příliš dlouhý. Spousty lidí čte e-maily na telefonu, kde se jim celý předmět nemusí zobrazit. To nejdůležitější patří na první místo.

Pozor na emotikony (smajlíky)

Buďte velmi obezřetní v používání emotikonů. Platí to v předmětu i v textu e-mailu. Vždy si uvědomte, co a komu píšete. Ucházíte-li se o zakázku (prodej nemovitosti) u nového klienta, tak na smajlíky zapomeňte úplně. Realitnímu makléři by měla být vlastní určitá serióznost. Od právníka nebo notáře také neočekáváte, že vám bude psát e-maily se smajlíky. Smajlíci komunikaci odlehčují, což může být ve chvíli, kdy klienta ještě moc neznáte, na škodu.

Tím ovšem nechci říct, že emotikony jsou zapovězeny úplně. Jen záleží, komu, co a kdy píšete. Píšete-li klientovi, kterého už dlouho znáte, přání k svátku nebo k narozeninám, tak tady může být smajlík ok. Ale, když posíláte novému klientovi, kterého ještě moc neznáte, návrh zprostředkovatelské smlouvy, tak v takovém případě není smajlík na místě. Je to tak trochu o citu.

Oslovení

Oslovení vždy skloňujte podle pravidel českého jazyka a na konci oslovení napište čárku. Např.

Vážený pane Nováku,
Dobrý den, pane Kudrno,

Pokud víte, že příjemce je držitelem akademického titulu, vždy ho použijte. Někteří klienti se mohou urazit, když zapomenete titul použít.

Vážený pane inženýre,
Dobrý den, pane magistře,

Nikdy nepište oslovení bez skloňování např. “Vážený pane Novák,”

Neskloňováním příjmení o sobě říkáte, že jste nevzdělanec. V lepším případě by si příjemce mohl pomyslet, že jste Slovák, protože ve slovenštině je oslovení “Vážený pán Novák,” správně.

Špatně je i oslovení: “Vážený pane Petře Podlešáku,”

Pokud klienta ještě neznáte, nikdy ho neoslovujte křestním jménem. Například:

Dobrý den Jano,
Vážený pane Františku,

Familiárnější oslovení si můžete dovolit, až když klienta trochu poznáte a zjistíte, že jste si mentálně a třeba i věkově blízcí. Buď takové oslovení přirozeně vyplyne ze situace, anebo se klienta zeptejte, jestli ho můžete oslovovat křestním jménem. V opačném případě tím můžete zničit váš slibně se rozvíjející obchodní vztah. Klient by si to mohl totiž vysvětlit tím, že jste moc vtíraví.

Lidé mají obecně rádi, že se o ně zajímáte a jejich jméno zmiňujete. Proto není občas na škodu oslovení v e-mailu zopakovat, zejména v důležité části. Nicméně všeho s mírou. Pamatuji na člověka, který mě v každé druhé větě oslovoval “pane Podlešáku,” a po chvíli mi to začalo připadat strašně vlezlé.

Text e-mailu

Po oslovení proveďte odřádkování a pokračujte ve sdělení.

Na základě čeho píšete

Často je důležité zmínit, na základě čeho píšete. Pokud jste se s klientem předem telefonicky dohodli, že mu pošlete e-mailem návrh smlouvy, tak to určitě zmiňte. To je důležité, zejména pokud vás klient ještě nezná osobně. Například:

Vážený pane Nováku,

na základě našeho dnešního telefonického rozhovoru Vám posílám návrh Smlouvy o zprostředkování.

Pokud byste to nezmínili, mohlo by se stát, že by si klient váš předchozí telefonát a e-mail nedal dohromady a označil váš e-mail za spam.

Jedno obsahové téma

Držte se pravidla: “Jeden e-mail, jedno téma.” Nesnažte se vytvořit mišmaš, kombinaci více témat dohromady. Takový e-mail bude zákonitě delší a méně přehledný. A samozřejmě nebudete ani vědět, jak napsat předmět. Chcete-li toho klientovi sdělit více, napište mu víc e-mailů a dejte si mezi nimi časovou pauzu, ať ho nepřehltíte.

Sdělení

Piště stručně, krátce a srozumitelně. Vyjadřujte se k věci. Co je možné zkrátit, zkraťte. Nepište zbytečně sáhodlouhé pasáže. Mohlo by se stát, že si to klient vůbec nepřečte.

Krátké věty

Pište krátké věty. Pokud je to možné, vyvarujte se souvětí či složitých větných konstrukcí.

Odstavce

Někdy je ovšem nutné napsat delší e-mail. Např. vysvětlit problém, popsat spolupráci atd. V takovém případě používejte odstavce. Jednolitý dlouhý text, který se špatně čte, může vést k vašemu odmítnutí. Můžete dokonce odstavce zvýraznit nadpisy a podnadpisy.

Odrážky

Naučte se používat při psaní odrážky. Jsou pro čtenáře srozumitelnější než jednolitý text.

Pozor na odborné výrazy, cizí slova, zkratky

Vždy si předem ujasněte, komu píšete. Budete-li psát právníkovi klienta, pak je samozřejmě používání odborné realitní terminologie na místě. Stejně tak můžete použít výrazově bohatý jazyk, pokud víte, že váš klient je vzdělaný a sečtělý. Pokud není, nebo to nevíte, používejte jednoduchý, avšak spisovný jazyk, aby vám lidé rozuměli. Vyvarujte se také zkratek, které nejsou běžně srozumitelné. V opačném případě vám lidé nemusí rozumět, bude jim připadat trapné se vás ptát, nebo si dokonce mohou myslet, že se nad ně povyšujete. To vše může vést k vašemu odmítnutí.

Nepište věty velkými písmeny

Někteří lidé si myslí, že velkými písmeny se dá zvýraznit myšlenka, a tak NAPÍŠOU CELOU VĚTU VELKÝMI PÍSMENY. Zapomeňte na to. Takový text se hůř čte a dosáhnete pravého opaku. Radši větu, kterou chcete zvýraznit, ztučněte.

Preferujte při psaní aktivní rod

Používáním aktivního (činného) rodu při psaní budete klientovi lidsky blíže a snadněji si tak vybudujete dobrý vztah. Naopak přemírou používání trpného rodu budete působit odtažitě, chladně. Pasivní rod se hojně používá na akademické půdě a v úřední komunikaci. V obchodní komunikaci buďte v jeho používání velmi obezřetní. Vidíte rozdíly?

Aktivní (činný) rod

Pane Nováku, váš byt začneme inzerovat, jakmile spolu uzavřeme zprostředkovatelskou smlouvu.

Pasivní (trpný) rod

Pane Nováku, váš byt začne být inzerován po uzavření zprostředkovatelské smlouvy.

Vidíte, jak pasivní rod působí odtažitě? To však neznamená, že trpný rod nikdy nemůžete použít. Trpný rod ve větě “Váš byt byl dnes na katastru přepsán na kupujícího” je přijatelný.

Výzva k akci

Chcete-li e-mailem dosáhnout nějaké akce od klienta, vložte do něj výzvu k akci. Nikdy se nespoléhejte, že to lidem dojde, často nedojde. Musíte jim to srozumitelně říct. Výzva k akci může mít mnoho podob. Například:

Pane Nováku, prosím o potvrzení termínu do pátku 10. května.
Paní Součková, prosím o vyjádření ke smlouvě nejpozději do pondělí 13. května.
Pane Hradile, prosím potvrďte mi termín zítřejší prohlídky nemovitosti. Ideálně do zítřka dopoledne.

Přílohy

Chcete-li poslat e-mailem soubor, tak pokud je malý, můžete jej poslat jako přílohu. Nicméně, pokud posíláte více souborů nebo jsou objemné, vždy je posílejte jako odkaz na úložiště, typicky odkaz na Google disk, One Drive, Dropbox atd. Někteří používají i Uschovna.cz. Osobně Úschovnu nemám rád, protože možnost vyzvednutí zpráv po nějaké době expiruje. A kolikrát se stane, že si ji příjemce nevyzvedne včas.

Závěr e-mailu

V závěru e-mailu můžete klienta vyzvat, ať se vám ozve, pokud má nějaké otázky či připomínky.

V případě jakýchkoli dotazů mě neváhejte kdykoli kontaktovat.
Pokud máte nějaké otázky či připomínky, kontaktujte mě.

Tím vyjadřujete o klienta zájem a dáváte mu najevo, že jste tu pro něho. Případná nedorozumění se tak snáze a rychleji vyřeší.

E-mail vždy ukončujte zdvořilostní frází. Standardní fráze je často “S pozdravem”, ale pokud vám to přijde příliš tuctové, zkuste jinou variantu. Zdvořilostní frázi můžete upravit i podle obsahu e-mailu. Například:

S přátelským pozdravem
S úctou
S přáním hezkého dne
Hezký den
V přátelském duchu
S respektem
Se srdečným pozdravem
Přeji pěkný den
Těším se na spolupráci
atd.

Podpis

Každý profesionální e-mail by měl končit vaším podpisem. Podpis by měl obsahovat:

celé vaše jméno a příjmení
název profese
jméno firmy
případně logo firmy
Kontaktní údaje: Telefon, www stránky. E-mailovou adresu můžete vložit, ale nemusíte. Je stejně v záhlaví.

Ucházíte-li se o zakázku, může váš podpis obsahovat např. i odkaz na recenze od jiných klientů, včetně např. výtažků z recenzí.

Obrázky

Chcete-li připojit obrázky a píšete novým klientům, preferujte vkládání obrázků do přílohy. Když je umístíte do textu, nemusí se klientům načítat.

Barvy a písma

Realitní makléři nepracují v cirkusu. Proto buďte i v používání barev konstantní. Hodně barev, střídání velikosti písma a fontů může způsobit, že e-mail bude nepřehledný.

Odpovídání na e-maily

Vždy, když odpovídáte na e-mail, přiložte původní zprávu, aby byla patrná návaznost.

Nespamujte

Nikdy neposílejte e-mail nikomu, kdo si ho od vás nevyžádal. Chcete-li potenciálnímu klientovi poslat nabídku, nejdříve ji s ním proberte telefonicky či osobně. V opačném případě se jedná o spamování, a to je nelegální.

Chcete se stát realitním makléřem v Alfě nebo se dozvědět o práci makléře více?