Jak podepisovat dokumenty elektronicky
Elektronickým uzavíráním smluv šetříte klientům čas a sobě pomáháte zvyšovat produktivitu práce.
Zprostředkovatelské a rezervační smlouvy, ale i předávací protokoly podepisujeme elektronicky od roku 2020 a většina klientů elektronické uzavírání smluv vítá. Papírově uzavřených smluv je již málo.
Zejména pokud jsou klienti z jiného města nebo je účastníků transakce hodně, je elektronické uzavírání smluv pro makléře značnou úsporou času.
Někteří klienti se sice elektronického uzavírání smluv nejdříve zaleknou, ale pak říkají, že to bylo velmi snadné. Dokonce běžně uzavíráme smlouvy elektronicky i se staršími lidmi, kteří nejsou technologicky tak zdatní.
Jaké jsou možnosti uzavírání smluv elektronicky?
Možností je celá řada. Prostý elektronický podpis, zaručený elektronický podpis a kvalifikovaný podpis. Do toho ověření podpisu přes bankovní identitu a aplikace na elektronické uzavírání smluv, jako jsou např. Signi, Digisign nebo třeba americký Docusign atd.
České právní prostředí zná 3 typy elektronických podpisů. Pojďme si to vysvětlit.
1. Prostý elektronický podpis
Většinu dokumentů můžete podepsat tímto způsobem. Objednávky, smlouvy, dodatky ke smlouvám, dokumenty a mnoho dalších. Prostý elektronický podpis je totiž rychlý a jednoduchý.
V Signi, které používáme v REMAX Alfa se pro tento typ podepisování kombinuje dvoufaktorové ověření přes SMS a vlastnoruční podpis na obrazovce telefonu či počítače.
2. Zaručený elektronický podpis
Všude tam, kde předem neznáte identitu podepisujícího, využijete zaručený elektronický podpis. Tento typ podpisu se zakládá na unikátním certifikátu, který se vloží do dokumentu. Tato úroveň podpisu se hodí například pro smluvní dokumenty nebo klientské smlouvy.
V Signi se ověření provádí pomocí bankovní identity. Viz příklad, jak to v Signi funguje.
3. Kvalifikovaný elektronický podpis (nejvyšší stupeň zabezpečení)
Kvalifikovaný elektronický podpis představuje sázku na jistotu, když potřebujete komunikovat se státní správou. Tento typ podpisu vyžaduje vydání kvalifikovaného certifikátu, který může vydat jen certifikační autorita.
4. Běžný obrázkový podpis
Na závěr ještě zmíním běžný obrázkový podpis, který je nejjednodušší, ale také má nejnižší právní váhu. Je považován spíše za vizuální označení, ale sám o sobě neobsahuje žádné bezpečnostní prvky pro ověření identity podepisující osoby. Takový podpis je vhodný např. pokud klientovi posíláte nezávaznou nabídku, odhad nemovitostí atd. a chcete se pod takový dokument umístit svůj podpis. Můžete takto vkládat svůj podpis i do objednávek, potvrzení, které posíláte e-mailem, pokud to protistraně nevadí.
Svůj podpis si naskenujte a uložte do svého počítače jako obrázek v PNG. Tento podpis pak můžete vkládat jako obrázek např. do Wordovského dokumentu nebo do PDF souboru. Pro vložení podpisu do PDF dokumentu vám postačí např. Adobe Acrobat Reader, který si můžete stáhnout zdarma, viz obrázek níže.
Vkládat podpisy do PDF dokumentů umí kromě Adobe spousta dalších programů. Např. PDF Filler, Pdf ease us, Foxit PDF editor atd.
Pro ověření podpisu pro zprostředkovatelské smlouvy, objednávky realitních služeb nebo rezervační smlouvy je nejjednodušší využívat prvně dvě možnosti.
Ověření podpisu přes Bankid.cz
V roce 2024 web Bankovní identita možnost ověřovat podpisy na stránkách Bankid.cz zdarma. Klientovi pošlete dokument, on ho nahraje na web Bankid.cz/lide/podepisujte, pomocí bankovní identity ověří a vloží svůj podpis do dokumentu. Klient potřebuje mít jen účet v bance, které bankovní identitu podporuje.
Ověření podpisu v Signi.com
Pro makléře a klienty je nejjednodušší ověřovat podpisy přes Signi, který můžete jako makléři RE/MAX Alfa využívat zdarma. Zdarma máte ověření podpisu i přes Bankovní identitu
Cena za elektronické uzavírání smluv v Signi
| Druh podpisu | Cena pro makléře RE/MAX Alfa |
| Prostý elektronický podpis v Signi | Zdarma |
| Smlouva uzavřená přes bankovní identitu | Zdarma |
| AML dotazník – rozšířená identita | 60 Kč za jedno ověření |
Jak uzavírat smlouvy v Signi
Jste-li makléřem REMAX Alfa, jediné co potřebujete, je napsat asistentce na info@remaxalfa.cz. Vygeneruje vám pozvánku do aplikace a můžete začít uzavírat obchody.
Signi je velmi intuitivní aplikace. Nemusíte nic nastavovat, vše je pro naše makléře již přednastavené včetně RE/MAX Alfa brandingu.
- Nejdříve si uložte do seznamu kontaktů jméno, příjmení, telefon a e-mail na klienta.
- Poté vložte smlouvu, kterou chcete podepsat, a do ní vložte podpisová pole klienta. Viz obrázek níže. Doporučuji vložit smlouvu v PDF, protože u smluv ve Wordu se někdy nezobrazí správně formátování.
Aplikace vás vede krok za krokem, takže není potřeba žádné složité instruktáže.
Možnosti ověření podpisu účastníků obchodu
Při uzavírání smluv vyberte roli účastníků smluv. V drtivé většině případů budete používat následující dva způsoby ověřování.
a) Prostý podpis
Smlouvy se uzavírají s použitím prostého elektronického podpisu. Verifikace klienta v Signi probíhá dvoufázově ověřením pomocí e-mailu a mobilního telefonního čísla.
b) Podpis přes Bank ID
Pro ověření podpisu se používá ověření pomocí bankovní identity klienta. Toto ověření poskytuje mnohem větší jistotu právního vztahu.
Přes Bank ID není možné uzavírat smlouvy, na nichž se jeden klient podepisuje vícekrát v jednom pdf dokumentu. Podpisy přes Bank ID na vícero dokumentech není problém.
Přes Signi můžete uzavírat
- Zprostředkovatelské smlouvy včetně dodatků
- Rezervační smlouvy včetně dodatků
- Nájemní smlouvy včetně dodatků
- Předávací protokoly
Přes Signi nemůžete uzavírat
V Signi nemůžete uzavírat kupní smlouvy. Ty je nejsnadnější podepsat papírově u advokáta či notáře a u nich také ověřit podpis pro katastrální úřad.
Kdo může ověřit podpis přes bankovní identitu
Aby mohli vaši klienti ověřit svůj podpis přes Bank ID, musí mít bankovní identitu. To znamená, že musí mít účet u některé z bank, které bankovní identitu poskytují. Je to většina bank. Viz obrázek níže.
Nemůžete tedy takto uzavírat smlouvy s nerezidenty a klienty, kteří bankovní identitu nemají. Takových klientů je však málo.
Seznam bank podporující bankovní identitu k 27.4. 2026
Technická podpora Signi
Máte-li nějaký technický problém v Signi, kontaktujte technickou podporu Signi výhradně písemně. Můžete vyplnit formulář na stránkách Signi.com/kontakt nebo poslat email na help@signi.com.
Reakční doba technické podpory je prý cca 4 hodiny.
Vždy uvádějte ID dokumentu, kterého se problém týká, a případně i screenshot obrazovky. Urychlí se tím vyřešení problému.
Zajímá vás práce realitního makléře?
Kontaktujte nás
Autor článku: Petr Podlešák, manažer RE/MAX Alfa
Tel. 603 426 237
