Zásady psaní SMS zpráv: Malý text, velký dopad

Doba čtení: 3 minuty

SMS a Whatsapp zprávy jsou jedním z nejčastějších způsobů, jak písemně komunikovat s klienty. A přestože jde často o krátkou formu, každé slovo, mezera i tečka mohou rozhodnout, zda klienta zaujmete nebo odradíte. SMS zpráva je často první písemná komunikace, kterou s klientem vedete a ta zanechá v lidech první dojem. A jak se říká “Nikdy neuděláte první dojem dvakrát”. Držte se následujících zásad, ať je ten první dojem, co nejlepší.

Některá pravidla platí pro SMSky stejně jako pro emaily. Proto si také přečtěte: Jak napsat email jako profesionál,

1. Oslovení

Oslovení jsem podrobně rozepsal v článku Jak napsat email jako profesionál, tak jen stručně. Každá nová komunikace musí začínat oslovením.

✅ Správně: „Vážený pane Nováku, Dobrý den pane Vokurko,”
❌ Špatně: „Vážený pane Vokurka,

Vždy oslovujte potenciálního klienta příjmením, nikoli jménem a vždy jeho jméno skloňujte podle pravidel českého pravopisu. Oslovovat klienty křestním jménem můžete, jen když je trochu znáte, rozumíte si s nimi a nemají s tím problém. V takovém případě se jich však zeptejte, jestli s takovým oslovením souhlasí.

Přečtěte si také: Aplikace, které potřebuje mít každý makléř v telefonu. V článku se dozvíte, proč byste měli používat pro práci aplikaci Whatsapp Business a ne jen Whatsapp.

2. Pište jako profesionál – i když je to „jen SMS“

Vyhněte se hovorovým zkratkám nebo neformálnímu tónu tam, kde to není vhodné. Vyjadřujte tím i úctu ke klientovi.

✅ Správně: „Dobrý den pane Nováku, vyhovuje Vám zítřek v 10:00 hodin?“
❌ Špatně: „Zitra v 10 ok?“

3. Interpunkce dělá dojem

SMS bez teček, čárek, háčků, otazníků a rovněž správných mezer působí ledabyle. Naopak správná interpunkce ukazuje, že znáte českou gramatiku, nejste žádný hlupák, dává zprávě řád a ukazuje, že si vážíte příjemce.

❌ Bez interpunkce: „Dobrý den zítra mam cas v 10 bude vam to vyhovovat“
✅ S interpunkcí: „Dobrý den, zítra mám čas v 10 hodin. Bude Vám to vyhovovat?“

Bohužel spousty chytrých telefonů nemá klávesnici, která umožňuje rychlé psaní českých znaků. To pak některé makléře od jejich psaní odrazuje.

Nainstalujte si klávesnici pro rychlé psaní českých znaků

V takovém případě si nainstalujte klávesnici, která vám české znaky umožní psát rychle. Osobně používám už dlouhá léta výbornou aplikaci Smart Keyboard Pro. Na ní si můžete nastavit samostatnou písmennou řadu s háčky a čárkami podobně jako na počítači. To vám umožní psát zprávy s českou gramatikou rychleji.

Propojte mobil s počítačem

Píšete-li často SMS a Whatsapp zprávy z kanceláře, pak si propojte svůj počítač s telefonem a pište zprávy na počítači.

Stačí si v Microsoft obchodě stáhnout Whatsapp aplikaci a tu propojit s telefonem. Pro psaní SMS zpráv stačí ve svém Windows 11 spustit aplikaci Phone link (Propojení s telefonem) a propojit ji s telefonem. Návod, na propojení najdete na stránkách Microsoftu. Bude potřeba si také stáhnout aplikaci Link to Windows (propojení s telefonem) v obchodě Play Store.

4. Jedna zpráva, jedno sdělení

Nepřehánějte to s délkou. Věnujte jednu zprávu jednomu konkrétnímu účelu – potvrzení schůzky, připomenutí, krátké info. Nepište jim dlouhé věty rozdělené na mnoho SMS zpráv. Na vysvětlování složitých věcí je lepší zavolat nebo poslat email.