Vybíráte aplikaci na správu úkolů a nevíte, podle jakých kritérií vybrat? Podívejte se na 5 aplikací, které jsou pro makléře jak ušité. Některou z nich si určitě vyberete.

Aplikací na správu úkolů jsou spousty. Kdo se v nich má vyznat? Makléři občas zvolí aplikaci, která toho moc neumí, nebo naopak vyberou zbytečně složitý nástroj, který je určen spíš pro řízení složitých projektů. Nejméně efektivní pak je, pokud si zaznamenávají úkoly do papírového diáře. Neztrácejte čas s výběrem. S následujícími aplikacemi nešlápnete vedle.

Proč mít úkoly v telefonu, a NE v papírovém diáři?

Patříte k makléřům, kteří si zapisují úkoly do papírového diáře? Skončete s tím. Úkolovník v diáři mohou používat jen makléři, kteří mají úkolů málo.

Pokud jste ambiciózní makléř, který chce efektivně pracovat, aplikace na správu úkolů je nutnost. Toto je 7 důvodů proč:

• Papírový diář vás neupozorní (zvukem, vibrací) na blížící se termín splnění úkolu.
• Při ztrátě papírového diáře máte problém, protože nemáte zálohu. Kvůli tomu pak můžete zapomenout splnit úkoly, které jste slíbili klientům. A to způsobí jejich nespokojenost. Aplikace na úkoly všechny úkoly synchronizuje v cloudu, takže o ně nepřijdete.
• S papírovým diářem nemůžete spolupracovat v týmu a efektivně delegovat úkoly např. na vaši asistentku/ta.
• Papírový diář je na rozdíl od telefonu větší a pravděpodobně ho nenosíte stále u sebe jako telefon. Když dostanete nějaký nápad, co udělat, můžete si ho hned uložit do úkolovníku v telefonu. Když používáte diář a nemáte ho u sebe, nic si nepoznačíte. A na rovinu, spoustu skvělých nápadů dostanete, když nejste v práci. Např. při nedělní procházce lesem, při výletě na kole atd. Nebo si snad nosíte diář na procházku do lesa?
• V papírovém diáři nemůžete úkoly flexibilně přesouvat, měnit jim priority, termíny atd. A pokud se o to pokusíte, váš papírový diář bude dost nepřehledný.
• S papírovým diářem zvládnete omezené množství úkolů a jste méně produktivní. Spravovat úkoly v diáři je časově velmi neefektivní, stresující a vede k zapomínání úkolů. A zapomínání úkolů vede k nespokojenosti klientů.
• V elektronickém úkolovníku si můžete sepisovat plány na činnosti i na několik let dopředu. Vést takové úkoly v papírovém diáři je složité a vzhledem ke ztrátě i riskantní.

Proto úkolovník v papírovém diáři roztrhejte, spalte.

Proč nemít úkoly přímo v kalendáři?

Někteří makléři si zapisují úkoly jako události do kalendáře. Tohle můžete dělat jen na začátku, když máte málo úkolů, schůzek či aktivit. Jakmile se vám byznys rozjede, zaděláváte si na problém. Nedoporučuji vám to.

• Úkoly se vám budou mísit mezi schůzkami s klienty, událostmi a začnete se v nich ztrácet a zapomínat je splnit.
• Když úkol nestihnete udělat v naplánovaném termínu, a to se vám také bude stávat, tak hrozí, že odplyne v čase nesplněný. Ano dá se to řešit např. tím, že úkoly budou mít jinou barvu než schůzky atd. Ale to je zbytečné krkolomné řešení.

Pojďme se spolu podívat na 5 oblíbených úkolovníků. Jsou výběrem toho nejlepšího, co na trhu najdete právě pro potřeby realitních makléřů. Aplikace řadím od těch nejjednodušších, nikoli od těch nejlepších. Každá aplikace může vyhovovat někomu jinému. Je to pouze otázka preferencí.

1. Microsoft To do list

Přístup přes webový prohlížeč, aplikace pro Android, iPhone, Windows, Apple.

Microsoft To to list je výborná aplikace pro vás, co chcete jednoduchou aplikaci na správu úkolů a nepotřebujete příliš mnoho funkcí. Má všechny základní funkce, které se dají očekávat od jednoduchého úkolovníku.

Výhody

• Zdarma. Potřebujete mít jen účet u Microsoftu.
• Jednoduchá na ovládání.
• Je i ve formě aplikace ke stažení do počítače a telefonu.
• Synchronizace napříč více zařízeními.
• Upozornění na termín splnění úkolů.
• Evidence opakujících se úkolů.
• Důležité úkoly můžete označovat hvězdičkou.
• Vytváření více seznamů.
• Fulltextové vyhledávání úkolů.
• Možnost vytváření úkolů z došlých e-mailů v Outlooku. Je tak ideální pro ty, kteří mají v oblibě produkty od Microsoftu.
• Seznamy úkolů můžete sdílet se svou asistentkou případně spolupracovníky. Umožňuje základní týmovou spolupráci a delegování úkolů.

Nevýhody

• Nepodporuje vytváření úkolů z došlých e-mailů formou přeposlání e-mailu do úkolovníku.
• Neumí připomínat úkoly na základě kritéria lokality.
• Nemá šablony pro úkoly.
• Nepodporuje komentáře spolupracovníků, kteří spolu úkoly sdílejí.

Shrnutí

Microsoft To do list je ideální pro ty, kteří hledají jednoduchou aplikaci a množství funkcí je spíš odrazuje. Pokud navíc patříte mezi uživatele Outlooku, určitě si ji vyzkoušejte. Microsoft To do list jsem používal mnoho let, než jsem přešel na úkolovník Tick Tick, která nabízí více funkcí.

2. Google Tasks

Přístup přes webový prohlížeč, aplikace pro Android, iPhone, nenabízí desktopovou aplikaci.

Úkoly Google neboli Google Tasks je další aplikace, která stojí za zmínku. Google sice v poslední době udělal některá vylepšení aplikace, ale stejně toho moc neumí. Aplikace je tak spíše vhodná jen pro méně náročné uživatele. Její předností je její implementace do Gmailu a Google kalendáře. A to je pro některé uživatele dostatečný důvod, proč ji používat. Proto v tomto seznamu nemůže chybět.

Výhody

• Propojení s infrastrukturou Googlu. Úkolovník najdete přímo v Gmailu a v Google kalendáři.
• Aplikace přístupná přes Google kalendář je zdarma.
• Je velmi jednoduchá. Absence funkcí a tím pádem jednoduchost může být pro nenáročné uživatele spíše výhodou.
• Propojitelnost a synchronizace úkolů s aplikacemi třetích stran. Pokud se vám design Google Tasks nelíbí, můžete si stáhnout jinou, lepší aplikaci v Play Store, přes ni spravovat úkoly a používat Google Tasks jen pro synchronizaci a zálohování.

Nevýhody

• Verze Google Tasks, která je přístupná přes Tasksboard.com, je zdarma v omezené verzi. Prémiová verze je zpoplatněná. Poměr cena-výkon prémiové verze však není žádná hitparáda.
• Google Tasks nenabízí desktopovou aplikaci pro počítače. Aplikace je pouze pro mobily.

Propojitelnost s aplikacemi třetích stran je předností Google Tasks. Jednu velmi užitečnou funkci, která se hodí každému realitnímu makléři, díky Google Tasks stále v telefonu využívám. Jedná se o propojení úkolů s kontakty v telefonu, což vám při plánování telefonních hovorů ušetří čas.

Jak to funguje?

Domluvili jste se s klientem, že mu za 14 dní zavoláte? Vytvoříte si úkol tak, že začnete do úkolovníku psát jméno klienta, a úkolovník vám jeho jméno a příjmení doplní z uložených Google kontaktů. Úkol pak zůstane prolinkovaný na kontakt. V termínu, kdy máte klientovi zavolat, vás aplikace upozorní, a vy přímo z úkolovníku kliknete na jméno klienta a zavoláte mu. Pro makléře, kteří hodně telefonují, je to užitečná funkce, která vám ušetří čas. Nenašel jsem tuto funkci u žádného úkolovníku s výjimkou aplikace Acalendar+Tasks (pouze pro Android) od německého vývojáře Tapir Apps, která pro synchronizaci úkolů a kalendáře využívá právě Google Tasks a Google kalendář. Aplikaci Acalendar+ používám mnoho let především jako naprosto špičkový kalendář v telefonu. A v této aplikaci je právě i úkolovník, který propojení s Google kontakty umí.

3. Tick Tick

Tick Tick je jedna z nejlepších aplikací na trhu. Osobně ho používám nejen pro úkoly, ale i poznámky a nedokážu si bez něj představit pracovní den.

Přístup přes webový prohlížeč, aplikace pro Android, iPhone, Windows, Apple.

Výhody

• Je v češtině, což ocení ti, co neumí anglicky. V češtině je však samotná aplikace nikoli webové stránky.
• Zdarma v základní verzi. Prémiová verze stojí 36 USD/rok, pokud ji koupíte na www.ticktick. Pokud ji koupíte přímo v telefonu, např. v Google play, zaplatíte za ní 1.000 Kč/rok.
• Jednoduchá na ovládání.
• Je i ve formě aplikace ke stažení do počítače a telefonu.
• Synchronizace napříč více zařízeními.
• Upozornění na termín splnění úkolů. Možnost nastavit upozornění na základě kritéria času a místa. Upozornění podle místa můžete nastavit podle toho, zdali místo opouštíte nebo do něho naopak vstupujete.
• Opakující se úkoly.
• Tick Tick může fungovat nejen, jako úkolovník, ale i jako osobní poznámkový blok. Můžete se rozhodnout, zdali nový záznam bude úkol nebo poznámka. Můžete také vytvářet nové seznamy a rozhodnout se, jestli nový seznam bude sezname úkolů nebo poznámkovým blokem.
• U každého seznamu úkolů nebo poznámkového bloku můžete zvolit zobrazování. Na výběr je zobrazování jako: Seznam, Kanban (tj. formou tabulek, cedulek) a Kalendář. Seznamy můžete rozlišovat barvami a piktogramy pro větší přehlednost.
• Fulltextové vyhledávání úkolů a definování vícekriteriálních vyhledávacích filtrů pro úkoly i poznámky.
• Uživatelsky definované štítky pro úkoly.
• Eisenhowerova matice, také známá jako Matice času, kterou se makléři učí v  Realitním profesionálovi . Úkoly můžete označovat vlajkami: Vysoká priorita, střední priorita, nízká priorita a žádná priorita. Podle toho se vám úkoly rozdělí v kvadrantu Matice času. Tuto funkci ocení makléři, kteří ještě neumí prioritizovat úkoly podle důležitosti. Tick Tick jim to pomůže naučit.
• Zobrazování úkolů v kalendáři. Tuto funkci ocení ti, co preferují zobrazování úkolu v kalendáři, ale nechtějí je mísit v kalendáři, kde evidují schůzky a jednání.
• Pomodoro. To je užitečná funkce, která vám pomůže se koncentrovat na úkoly a měřit čas, který nad nimi strávíte. Skvělá funkce pro makléře, kteří mají problém s koncentrací.
• Sledovač návyků. Aplikace vám pomůže při utužování zdravých návyků. Můžete si nastavit upozornění na určité aktivity a aplikace vám je bude připomínat. Vybrat si můžete připomínání celé řady přednastavených aktivit. Od připomínání vstávání, pitného režimu, cvičení, čtení, učení se, meditování atd. Samozřejmě si můžete vytvářet i další aktivity a nechat si je Tick Tickem připomínat.   
• Šablony jsou další super funkce, která se vám hodí, když opakujete stejné úkoly. Např. pro cestování můžete mít vytvořenou šablonu, kde je kontrolní seznam věcí, které si stále berete s sebou na cesty. Z této šablony pak vytvoříte nový úkol pro každou cestu. Při náboru nemovitostí si z šablony vytvoříte seznam úkolů, který je s náborem nemovitostí spojený. Jednotlivé úkoly potom můžete delegovat např. na asistentku, fotografa atd.
• Definice vzhledu. Aplikaci si můžete přizpůsobit svému vkusu pomocí barev či pozadí. Můžete si definovat výchozí zobrazení úkolů, které vám bude vyhovovat.
• Podporuje vytváření úkolů z došlých emailů. Došlý email jednoduše pošlete na email aplikace a za pár vteřin z něho máte vytvořený úkol
• Spolupráce na úkolech v týmu. Můžete sdílet seznamy úkolů a delegovat je na ostatní. Např. asistentku, kolegy atd.  Spolupracovníci k jednotlivým úkolům mohou přidávat komentáře a tím urychlovat komunikaci a spolupráci na úkolech. Aplikace má i bohatou nabídku widgetů pro rychlejší práci.
• Hlasové zadávání úkolů. Nemůžete si napsat úkol např. při řízení auta? V Tick Ticku můžete úkol vložit hlasovým povelem. Funguje však jen v angličtině.
• Má vlastní API. TickTick tak můžete propojit s dalšími aplikacemi. TickTick je možné propojit i s Business Boosterem pro efektivnější práci s databází kontaktů.

Nevýhody

• Upozornění na základě kritéria lokality nefunguje přesně. 

Usilovně jsem hledal další nevýhody, ale nedaří se mi je najít.

Shrnutí

Osobně vnímám Tick Tick jako jednu z nejlepších aplikací na správu úkolů, kterou bych mohl makléřům doporučit. Sám ji používám a nedokážu si bez ní předstravit svůj pracovní den.

4. Todoist

Todoist je další skvělou aplikací v našem seznamu.

Přístup přes webový prohlížeč, aplikace pro Android, iPhone, Windows, Apple.

Todoist je další špičkovou aplikací, která je velmi podobná funkcemi k Tick Ticku. Rozdíly ve funkcích nejsou zásadní.

Výhody

• Zdarma v základní verzi. Placená verze stojí od 4 USD měsíčně.
• Je také v češtině, což ocení ti, co neumí anglicky.
• Jednoduchá na ovládání.
• Je i ve formě aplikace ke stažení do počítače a telefonu.
• Synchronizace napříč více zařízeními.
• Upozornění na termín splnění úkolů. Možnost nastavit upozornění na základě kritéria času a místa. Upozornění podle místa můžete nastavit podle toho, zdali místo opouštíte nebo do něho naopak vstupujete.
• Opakující se úkoly.
• U každého seznamu úkolů můžete zvolit zobrazování. Na výběr je zobrazování jako: Seznam, Nástěnka (což je jiný název pro Kanban) a Kalendář. Seznamy můžete rozlišovat barvami pro větší přehlednost.
• Fulltextové vyhledávání úkolů a definování vícekriteriálních vyhledávacích filtrů pro úkoly i poznámky.
• Uživatelsky definované štítky pro úkoly.
• Zobrazování úkolů v kalendáři. Tuto funkci ocení ti, co preferují zobrazování úkolu v kalendáři, ale nechtějí je mísit v kalendáři, kde evidují schůzky a jednání.
• Šablony jsou další super funkce, která se vám hodí, když opakujete stejné úkoly. Funguje to stejně, jako jsem již popisoval u TickTicku. Jednotlivé úkoly potom můžete delegovat např. na asistentku, fotografa atd.
• Definice vzhledu. Aplikaci si můžete přizpůsobit svému vkusu pomocí barev či pozadí. Můžete si definovat výchozí zobrazení úkolů, které vám bude vyhovovat.
• Podporuje vytváření úkolů z došlých emailů. Došlý email jednoduše pošlete na email aplikace a za pár vteřin z něho máte vytvořený úkol.
• Umí Eisenhowerovu matici pro prioritizaci úkolů. Není to sice tak přehledné jako v TickTicku, ale svůj úkol splní. Úkoly si označujete štítky @důležité a @urgentní a pak si je podle toho můžete třídit.
• Spolupráce na úkolech v týmu. Můžete sdílet seznamy úkolů a delegovat je na ostatní. Např. asistentku, kolegy atd.  Spolupracovníci k jednotlivým úkolům mohou přidávat komentáře a tím urychlovat komunikaci a spolupráci na úkolech.

Nevýhody

• Při týmové spolupráci není úplně nejlevnější. Týmová licence je 6 USD měsíčně za člena týmu.

Shrnutí

Todoist společně s TickTickem patří k tomu nejlepšímu, co makléři mohou využívat ke správě úkolů. Obě dvě jsou funkcemi podobné a záleží spíše na vkusu a individuálních preferencích.

Podívejte se na podrobné srovnání TickTick a Todoist (anglicky) TickTick vs. Todoist: Which to-do list app is best? [2024]

5. Trello

Přístup přes webový prohlížeč, aplikace pro Android, iPhone, Windows, Apple.

Trello je další výbornou aplikací na řízení úkolů a projektů. Pokud pracujete na komplexnějších projektech s dalšími lidmi, kde je třeba komunikovat v týmu, dávat kolegům připomínky k práci, sdílet obrázky, videa, soubory atd., pak přemýšlejte o Trellu.

Trello je však zbytečně komplexní nástroj, jen pokud potřebujete organizovat své úkoly či úkoly své asistentce.

Pro organizaci úkolů používá kanban, tj. soubor tabulí a cedulek, které může přetažením myši přesouvat. Kanban vymysleli v Japonsku v Toyotě při řízení výroby, ale velmi se osvědčil i při řízení úkolů.

Výhody

• Zdarma do 10 boardů (tabulí). Více je zpoplatněno 5 USD měsíčně na osobu.
• Organizace úkolů funguje na bázi Kanbanu, což je přehledná forma zpracování úkolů formou cedulek a tabulí.
• Sdílení úkolů v rámci týmu. Uživatelé mohou úkoly připomínkovat, upravovat a vše je zaznamenáno.
• V jednotlivých úkolech můžete evidovat obrázky i videa.
• Spoustu možností integrace s dalšími systémy pomocí tzv. “Power-ups”

Nevýhody

• Pro někoho, kdo není technicky zdatný, může být Trello příliš složité.

Shrnutí

Trello vám pomůže, pokud budete pracovat na projektech s více dalšími lidmi. Např. budete připravovat developerské realitní projekty, pracovat s týmem na vašich webových stránkách, organizovat v týmu marketingové aktivity atd.

Pro jednoduchou správu úkolů však není moc vhodný.  Pro ně vám spíše budou vyhovovat jednodušší úkolovníky, které jsem zmínil výše. Používat Trello, jako jednoduchý úkolovník, to je jako používat dělo na komára. Trello má mnoho dalších alternativ, jako např. Freelo nebo Click-up.

Více aplikací na úkoly a projekty není na škodu

Možná si říkáte, jestli si vystačíte s jedním úkolovníkem. Bylo by to samozřejmě super, ale ne vždy je to možné. Osobně používám TickTick, Google Task, Trello i Click-up. A to jednoduše proto, že pracuji na více projektech a jednotlivé týmy pracují na různých platformách. Jako primární aplikaci používám Tick Tick, ale s jedním vývojovým týmem pracujeme na projektech v Trellu a s dalším týmem pracujeme pro změnu v Clickupu. A do toho mám ještě Google Tasks na úkoly vytvořené z doručených emailů a na připomínky telefonických hovorů. A proto nemějte těžkou hlavu, pokud budete okolnostmi donuceni používat více úkolovníků.

Autor článku: Petr Podlešák, manažer RE/MAX Alfa
Tel. 603 426 237