Každý úspěšný, ambiciózní makléř má svou asistentku. Díky ní budete více a snadněji vydělávat. Jak postupovat krok za krokem, když si chcete najmout svou první asistentku? A jak to udělat, aby pro vás byla přínosem a ne přítěží?

Zaměstnáním asistentky ušetříte spousty času, které pak můžete věnovat obchodování. Tím budete více a snadněji vydělávat. A také získáte více času pro sebe. Další důvody, proč si asistentku najmout jsem shrnul v článku Proč by každý úspěšný makléř měl mít svoji asistentku.

Dnes se budeme věnovat procesu náboru vaší první asistentky, co všechno je třeba si ujasnit, na co se zaměřit a jak ji řídit, aby vaše asistentka byla pro vaše podnikání skutečným přínosem.

Kdy si asistentku najmout?

Asistentku si najměte, když jste splnili dvě podmínky:

A) Máte stabilní příjem

Vyděláváte peníze a máte na to jí vůbec zaplatit. Osobně si myslím, že by ta hranice měla být, když jako makléř stabilně vyděláte alespoň 100.000 Kč měsíčně.

B) Jste ambiciózní nebo chcete více času pro sebe

Asistentka má pro vás smysl, když chcete, aby váš byznys dále rostl, chcete více a snadněji vydělávat, a nebo nechcete být uštvaným obchodníkem, tj. chcete mít více času na sebe, svoji rodinu, koníčky atd.

Co si před zaměstnáním asistentky vyjasnit?

Definujte náplň její práce

Začněte tím, že budete definovat náplň její práce. To můžete začít dělat dlouho předtím, než ji zaměstnáte. Charakterizujte náplň její práce bod po bodu. Tento krok je velmi důležitý, protože vám pomůže určit, koho vlastně hledáte. Neexistuje žádný univerzální soupis pracovních činností, protože každý makléř má jiné potřeby a očekávání. Možná vám ve výsledku vyjde, že nehledáte asistentku ženu, ale asistenta, protože činnosti, které potřebujete delegovat, jsou vhodnější spíše pro muže.

Nehledejte univerzální asistentku pro všechno. Takové multifunkční asistentky na všechno jsou utopie. A pokud byste někoho takového našli, bude k nezaplacení.

Často makléři takovou asistentku chtějí. Chtějí, aby uměla psát inzeráty, vyřídila emaily, spravovala sociální sítě, dělala pro ně reklamní kampaně, studená volání, ukazovala nemovitosti a připevnila plachtu na dům na prodej a odvezla z prodávaného domu staré haraburdí. Buďte realisté a zapomeňte na takovou asistentku.

Definujte realisticky náplň její práce v písemné podobně a tato náplň bude přílohou k pracovní smlouvě či smlouvě o spolupráci. Příklad pracovní náplně si můžete stáhnout zde>>

Definujte časovou náročnost práce

U každého pracovního úkonu si definujte jeho časovou náročnost tzn. normativ práce. Např. budete chtít, aby vám vytvářela příspěvky na Facebook. Spočítejte si, kolik příspěvků chcete měsíčně publikovat a kolik času každým příspěvkem zabere. Tím zjistíte, kolik cca času měsíčně ji tento pracovní úkol zabere. Normativy jsou velmi důležité zejména, když budete platit asistentku od hodiny a ne úkolově. Vysvětlím níže.

Sepsáním všech pracovních úkolů a jejich normativu zjistíte, na kolik dní v měsíci asistentku potřebujete. Možná pro ní ještě nebudete mít dostatek práce, možná zjistíte, že hledáte výpomoc jen na pár hodin, ale také možná na poloviční i celý úvazek. Bez toho, aniž byste to spočítali, to nebudete znát.

Usnadnete si časovo náročnost pomocí Excelu. Do jednoho sloupku budete zadávat pracovní úkoly a do druhého jejich časovou náročnost. Součet údajů z druhého sloupce vám vypočítá celkovou časovou náročnost v měsíci.

Popis pracovního úkolu	Počet hodin v měsíci
Zpracování inzerátů	5
Správa Facebooku	2
Časová náročnost úkolů celkem	7 hodin

Nastavte si realisticky vzájemná očekávání

Vyjasněte si již na pracovním pohovoru vzájemná očekávání. Když to neuděláte, může se stát, že se budete ve svých pracovních představách míjet a asistentka vám skončí. To pak může vést k vaší frustraci.

Seznamte proto zájemkyni o práci asistentky s pracovní náplní, kterou po ní chcete a zjistěte, jestli je to práce, kterou by chtěla dělat. Práce, kterou po ní chcete, by ji měla uspokojovat. Pokud ji nebude bavit, buď brzo skončí, anebo ji bude odbývat. Výsledkem bude vaše nespokojenost.

I tím, že ji představíte požadované úkoly a jejich časovou náročnost, výrazně snižujete případná nedorozumění.

Nebojte se ji ptát na její očekávání, představy a potřeby. Podívejte se, jako práci dělala v minulosti, jak dlouho ji dělala a proč odešla.

Setkání s ní by pro vás i pro ni mělo být příjemné. Měli byste si lidsky sednout, rozumět. Pokud vám v něčem nesedí, máte k jejímu chování výhrady nebo dokonce animozitu, váš pracovní vztah nebude fungovat.

Naslouchejte své intuici. Nesledujte jen to, co vám říká, naučte se číst mezi řádky. Může se stát, že asistentka vám spoustu věcí naslibuje, protože o práci stojí, ale vy mezi řádky čtete, že některé věci nemohou fungovat.

Prověřte její dovednosti

Pokud budete chtít, aby vám např. psala inzeráty, prověřte její znalosti češtiny. Např. tak, že ji necháte napsat inzerát. Chcete, aby za vás vyřizovala emaily? Prověřte její znalosti obchodní korespondence. Děvčata na obchodních akademiích se ji učí. Ve škole se učí psát všemi deseti prsty na počítači, takže jejich produktivita práce při psaní bude určitě větší, než někoho, kdo bouchá do klávesnice dvěma prsty. Absolventky obchodních akademií jsou vhodné kandidátky na práci asistentek. Nechte ji napsat dopis a dívejte se, jak rychle píše a jak dobře. Asistentka je i vaší vizitkou. Takto můžete prověřit všechny úkoly, které po ní chcete.

Nechcete přece, aby vám dělala před klienty ostudu? Stejně tak nechcete někoho, komu bude práce trvat zbytečně dlouho, bude u toho dělat chyby, bude nepříjemná nebo bude při prvním stresu kolabovat. Nebojte se ani vyžádat její maturitní vysvědčení.

Pamatujte, že asistentka vám má čas ušetřit ne vám ho přidělávat.

Právní formy zaměstnávání

V zásadě máte na výběr 4 následující možnosti zaměstnávání. Začnu od těch nejjednodušších.

Na živnost

Odměňování na živnost je administrativně nejjednodušší. Asistentka si za svou odměnu pošle fakturu, vy ji zaplatíte a dál nemusíte administrativně vůbec nic řešit.

Ne každá asistentka má nebo chce mít živnostenský list.

Musíte také dávat pozor, abyste nenaplnili parametry Švarc systému, tj. zastřeného pracovního poměru. Úkoly na živnost nesmí mít parametry závislé činnosti, tzn. váš vztah by neměl být vztahem nadřízeného a podřízeného, ale vztahem dodavatele úkolů a odběratele. Když byste trvali, aby asistentka trávila konkrétní čas v kanceláři, tak už to splňuje parametry Švarcystémů. Když ji jen zadáte zakázku (plnění úkolů), termín splnění úkolů a ostatní necháte na ní, pak to Švarcsystém není. Podrobnosti najdete na stránce Švarc systém.

Dohoda o provedení práce

Další možností je dohoda o provedení práce. Tato forma je výborná pro vedlejší pracovní úvazky. Od roku 2024 však platí zpřísnění. Pokud si vaše asistentka vydělá méně než 10.500 Kč, daníte ji odměnu paušální částkou 15 %. Z této odměny se pak neodvádí sociální a zdravotní pojištění. Více informací zde>>

Vzor dohody o provedení práce ke stažení zde>>

Dohoda o pracovní činnosti

Vydělá si vaše asistentka u vás více než 10.500 Kč, ale méně než v hlavním pracovním poměru? Pak s ní můžete uzavřít dohodu o pracovní činnosti. V takovém případě však za ní musíte odvádět i sociální a zdravotní pojištění a strhnout ji daň z příjmu.

Hlavní pracovní poměr

Nejčastější forma zaměstnávání v ČR. Asistentku na hlavní pracovní poměr můžete zaměstnat, pokud pro ní máte hodně práce a počítáte s dlouhodobou spoluprací. V takovém případě za ní musíte odvádět sociální a zdravotní pojištění a strhávat ji daň z příjmu.

Vzor pracovní smlouvy ke stažení zde>>

Odměňování asistentky

Máte v zásadě na výběr následující 4 možnosti.

Odměna podle odpracovaného času

Toto je běžná forma zaměstnávání. Asistentka vám věnuje určitý počet hodin, za níž dostane mzdu a je na vás, kolik práce ji svěříte.

Nevýhody: Tento způsob je nevýhodný v případě, že je asistentka při práci pomalá či dělá chyby, které pak musí opravovat nebo má nízkou kvalifikaci a věnuje hodně času učením se nových dovedností a méně času plněním pracovních úkolů.

Úkolová odměna

Úkolová mzda odstraňuje nevýhody odměny podle odpracovaného času. Platíte ji za určitý pracovní úkol. A je pouze na ní, jestli úkol udělá za hodinu nebo za dvě. Úkolová mzda vyvíjí tlak na vyšší produktivitu práce.

Nevýhody: Může se stát, že asistentka bude chtít daný úkol udělat, co nejrychleji na úkor kvality odvedené práce.

Na základě výsledků

Asistentky mají zpravidla zaměstnanecké myšlení, proto budou očekávat, že dostanou za svoji práci pravidelnou odměnu. Neočekávejte proto, že ji přesvědčíte snadno k odměně, která budu závislá jen na základě vašich obchodních výsledků. Alespoň ne na začátku. Časem, až uvidí, jak pracujete a ví, co od vás může očekávat, to může být pro ni motivační. Zejména, pokud si tím bude moct vydělat mnohem více než za hodinovou mzdu.

Libovolná kombinace předcházejících možností

Kombinací předcházejících možností můžete snížit nevýhody, jednotlivých způsobů odměňování. Odměnou může být základní hodinová mzda, v kombinaci s bonusy za efektivní plnění úkolů (úkolová mzda). Když to toho přimícháte participaci na vašich obchodních výsledcích, bude motivována, aby se vám obchodně dařilo.

Neřeknu vám, jakou kombinaci zvolit. Možností je nepřeberné mmožství a každému bude vyhovovat něco jiného. Osobně jsem zastánce kombinací možností, kdy můžete snížit nevýhody jednotlivých možností a max. asistentku motivovat.

Chcete-li mít dobrou asistentku, která pro vás bude ráda a dobře pracovat, nesmí být zaměstnavatel škrt.

Kde asistentku najít?

Možností je celá řada.

• Na svých webových stránkách publikujte sekci: Přijmu asistentku. Umístěte název do hlavičky webu, aby byl dobře vidět. V této sekci definujte popis pracovní pozice, koho hledáte a jaké požadavky by měla splňovat. Vyvarujte se omezení věku. Je to nekorektní a mohli byste si tím ublížit.
• Rozhoďte sítě mezi vašimi známými či klienty. Požádejte je, aby se zmínili doma, v práci kolegům, někdo může mít dceru, neteř na škole, na mateřské a vaši nabídku uvítá.
• Publikujte na Facebooku, na vašem profilu a byznys stránkách, že hledáte asistentku a umístěte odkaz na váš web, kde jsou podrobnosti.
• Využijte pracovní skupiny na Facebooku. Je tam hodně skupin (práce, brigády atd.) Nebojte se publikovat nabídku práce opakovaně do různých skupin.
• Máte-li zájem umístíme váš inzerát i na Realitnikariera.cz. Máme aktuální návštěvnost cca 15.000 měsíčně.
• Hledáte-li asistentku studentku, nabídněte práci ve skupinách pro univerzitní studenty nebo přímo na universitě, které je poblíž.
• Hledáte-li asistentku na mateřské, vyzkoušejte online diskuzní skupiny pro maminky na mateřské nebo inzerát v místě, kde se maminky setkávají.
• Zadejte si inzerát na pracovní portál. Jobs.cz, Prace.cz, Volnamista.cz

Řízení asistentky

Vaše asistentka je lidská bytost. Se svými klady i zápory. Vytvořte pro ní příjemné pracovní prostředí a důvěřujte ji. Máte-li pochybnosti o plnění pracovních úkolů, nastavte si kontrolní mechanismy. Můžete si také pravidelně i nepravidelně stanovit setkávání, kdy s ní projdete splnění pracovních úkolů. Toto je dobré zejména na začátku.

Měli byste si také stanovit, jak postupovat v neplánovaných situacích. Například, pokud má malé děti, bude muset skloubit péči o ně s pracovními úkoly. Nemocné děti mohou plnění úkolů pro vás komplikovat a je dobré si předem vyjasnit, jak takové situace budete řešit.

Řiďte asistentku systémově

Systémové řízení znamená, že máte pracovní systém, který vám usnadní nebo dokonce zautomatizuje zadávání, zaškolování, vysvětlování a kontrolu pracovních úkolů. A ve chvíli, kdy vám jedna asistentka odejde, zaškolování nové pak bude mnohem snazší.

Písemný popis pracovních úkolů

Běžně se opakující úkoly zpracujte do písemné elektronické podoby. Když ji chcete novým úkolem pověřit předejte ji písemný popis úkolů a jen si ověřte, že úkolu rozumí. Takový popis je návodem, ke kterému se může kdykoli vrátit a nemusí se dotazovat opakovaně vás. Předejte znamená, že ji to pošlete emailem, vložte do sdíleného úkolovníku, nasdílejte na společný Google disk, do Trella atd.)

Tím si šetříte čas i případná nedorozumění. Samozřejmě se nevyhnete tomu, že ji něco budete muset osobně vysvětlovat. Jen to množství času snížíte.

IT nástroje na řízení

V dnešní době je spoustu nástrojů na efektivní řízení úkolů. Mnohé jsou navíc zdarma, byť v limitovaných verzích, ale i ty vám stačí. K předávání a kontrole úkolů vám např. poslouží Trello, který vychází z osvědčeného Canbanu a je v limitované verzi zdarma. Můžete také použít bezplatný To do List od Microsoftu. Používejte produkty, které umožňují online spolupráci. Např. Gmail, kontakty Google disk či One Drive či CRM jako Business Booster, kde můžete podrobně nadefinovat práce pro asistentku. Nabídka aplikací pro online spolupráci je obrovská. Nicméně na řízení asistentky nepotřebujete žádná sofistikovaná řešení. Naopak v jednoduchosti je krása. Výše uvedené aplikace vám bohatě stačí.

Životní partner/ka jako Asistent/ka

Mít za manžela/ku asistenta/ku má své výhody, ale také nevýhody. Je dobré si jich být předem vědom.

Asistent/ka manžel/ka

Výhody

• Pokud se vám spolupráce osvědčí, váš rodinný podnik může fungovat dlouhodobě.
• Důvěra v partnera zvyšuje vzájemnou efektivitu spolupráce.
• Byznys zůstává v rodině. Vaše know-how pracovní postupy, získávání klientů i klientská databáze zůstává v rodině. Riziko, že asistentka odejte ke konkurenci a té předá veškeré vaše know-how a kontakty je přeci jen nižší.

Nevýhody

• Když spolu jedete na dovolenou, nemá vás kdo zastoupit, např. vyřídit emaily, telefonáty, schůzky atd. To je podstatná nevýhoda.
• Spolupráce vám nemusí fungovat. Trávit s životním partnerem 24 hodin denně není pro každého. U některých partnerů může vznikat napětí, hádky. Je dobré si takovou spolupráci otestovat na zkoušku.

Důvody, proč vám asistentka skončí

Může se stát, že vám asistentka skončí. Někdy tomu nemáte šanci zabránit. Odstěhuje se za životní láskou do jiného města, najde si práci, která ji bude více bavit nebo, kde dostane více peněz. To není to vaše chyba a musíte s tím vždy počítat.

Pak jsou, ale důvody, že vám asistentka skončí, protože jste váš pracovní vztah manažersky nezvládli. Nejčastější důvody jsou nedodržení pravidel v tomto článku.

Pojďme si je na závěr znovu shrnout, jako kontrolní seznam:

• Nenastavili jste si vzájemná očekávání, což vede k její či vaší nespokojenosti.
• Nenastavili jste správně pracovní normativ. Asistenta nemá práci a nudí se nebo na ní kladete příliš hodně práce a ona ji nestíhá v termínech. Obojí vede k nespokojenosti.
• Nevyjasnili jste si náplň práce a zjistí se, že ji práce neuspokojuje.
• Vaše asistentka s vámi není pracovně kompatibilní, nefungujete na stejné vlně.
• Málo ji platíte, cítí se nedoceněná a odejde za lepším.
• Chováte se k ní nefér, práce s vámi ji frustruje.
• Najali jste si nevhodného či nekvalifikovaného člověka.

Hodně zdaru při výběru asistentky.

Autor článku: Petr Podlešák, manažer RE/MAX Alfa
Tel. 603 426 237

Proč by každý úspěšný makléř měl mít svoji asistentku