Chodí vám přes realitní portály emailem spoustu dotazů k nemovitostem nebo si zájemci rovnou chtějí sjednat prohlídky? Zasílání informací o nemovitostech a rezervace prohlídek můžete poměrně snadno automatizovat přímo v Gmailu.

Jak automatizace funguje

1. Zájemce vám pošle z realitního serveru email s dotazem k nemovitosti nebo rovnou zájem o prohlídku.
2. Plugin Gmailu na základě čísla zakázky a realitního serveru aktivuje autoresponder, který ihned odešle email, ve kterém jsou další informace, k nemovitosti, případně odkaz na Google disk, kde jsou další dokumenty.
3. Do emailu můžete vložit přímo možnost si zarezerovat termín prohlídky prostřednictvím rezervačního systému, kterých je na trhu spousty. Např. Rezervační systém od Googlu plně uspokojí potřeby většiny makléřů. I když se zájemci o prohlídku sami registrují na prohlídku pres rezervační systém, vždy jim následně zavolejte a kvalifikujte jejich potřeby. Šetříte tak čas jim i sobě.

Automatizace funguje, jak s Google Workspace i bezplatným Gmailem. Autoresponder pro Gmail je pro jeden autoresponder zdarma. Jinak 29 až 49 USD za rok, a to podle počtu autoresponderů (tj. počtu nemovitostí).

Přečtěte si také:
17 důvodů, proč používat při makléřské práci Gmail
Rezervační systém Google pro správu prohlídek

Dnes vám ukážu jak autoresponder nastavit během několika minut.

Stáhněte si Auto reply Pro

V Google marketplace si stáhněte doplněk pro Gmail Auto reply Pro. Funguje pro Gmail zdarma i pro placený Google Workspace.

Jeden autoresponder je zdarma. Chcete-li jich kupte si ho na stránkách Bitqueues.com Cena 29 – 49 USD podle počtu autoresponderů, tzn. podle počtu zakázek.

Můžete si maximálně vytvořit 20 autoresponderů. To sice není moc, ale většině makléřům to bude stačit.

Nastavení autoresponderu

Důležitá nastavení provedete jen jednou. Ty pak můžete kopírovat do dalších autoresponderů.

Definice podmínek pro aktivaci

S každým autoresponderem musíte definovat aktivátor autorespoderu (tj. ideálně číslo zakázky v Maxisu, které je v každém emailu).

Definujte emailové adresy realitních serverů, aby se autoresponder aktivoval pouze v případě doručené poptávky a ne kdykoli se v emailu zobrazí číslo zakázky.

Definice emailu

Definice odesílate

Uděláte pouze jednou při nastavování prvního autoresponderu. Nastavení pak můžete kopírovat.

Definice štítků

Zde si můžete nastavit, že všechny automatické odpovědi budou označeny štítkem, abyste je mohli kdykoli snadno identifikovat v Gmailu.

Výchozí nastavení aktivace autoresponderu

Autoresponder můžete použít pro jakékoli automatické odpovídání, nejen na poptávky. Abyste zabránili opakovanému odesílání stejného emailu znovu v rámci jednoho komunikačního vlákna (tj. v případě, kdy lidé odpovídají na email), kdykoli se objeví klíčová fráze, nastavte „Run/Send Auto Reply for Each Matching Rule Once Per Thread„, viz obrázek níže.

Netiskněte materiály každému na prohlídku

Když už zájemcům o prohlídku nemovitosti dojdou důležité informace k nemovitosti autoresponderem, je úplně zbytečné vše znovu pro klienty tisknout. Někteří makléři si myslí, že na klienty udělají dojem tím, že si před prohlídkou připraví pro každého z nich desky RE/MAX, do nich vloží plánky, PENB a další materiály. A někteří k tomu přibalí i RE/MAX tužky. Je to absolutně zbytečné. Když klient o nemovitost nebude mít zájem, stejně celou rprezentaci za prvním rohem vyhodí. Vy jen ztrácíte čas s přípravou, většina klientů to stejně neocení a firmu to stojí zbytečné náklady, které bychom mohli investovat efektivněji. Úspěšný obchod není o propiskách ani o tom, co klientům vrazíte do ruky za materiály. Úspěšný obchod je jen a pouze o tom, jak klientům pomůžete uspokojit jejich realitní potřeby. Proveďte je bezpečně transakcí, aby z vašich služeb měli, co nejlepší dojem. A tohle nenahradíte tím, že je zasypete propagačními materiály.

Neuzavírejte se před klienty za hradbou automatizace

Autorespondery vám mají práci usnadnit, neznamená to, že na ně budete delegovat veškerou komunikaci s klienty. Vždy zájemcům o prohlídku zavolejte, zeptejte se jich, jestli potřebují nějaké další informace o nemovitosti a také kvalifikujte jejich potřeby. Bez nich ztrácíte čas.

O kvalifikaci potřeb a přípravě na prohlídku si přečtěte Jak udělat úspěšnou prohlídku nemovitosti

Telefonický kontakt vám pomáhá budovat vztahy. A i zájemci o prohlídku mohou být jednou prodávajícími. Osobní péče, kterou jim věnujete vám může přihrát zakázky v budoucnu.

Přečtěte si také Jak nabírat nemovitosti od zájemců na prohlídkách nemovitostí

Autor článku: Petr Podlešák, manažer RE/MAX Alfa
Tel. 603 426 237