Rezervační systém od Googlu vám ušetří spoustu času při rezervaci a správě prohlídek nemovitostí. Ukážu vám jeho hlavní funkce a jak je využívat, aby vám ušetřil čas.

Rezervačních systémů je opravdu hodně. Ačkoli Rezervační systém od Googlu (Google RS) nemá tolik funkcí, jako jiné systémy, ale přesto si myslím, že pro makléřskou práci je více méně dostačující.

Rezervační systém je součást Google kalendáře

Rezervační systém najdete ve svém Google kalendáři, jako „Rezervační stránky“. Na každou nemovitost si můžete vytvořit vlastní rezervační stránku.

V bezplatném Google účtu zdarma jedna rezervační stránka

To znamená, že můžete udělat rezervaci schůzek jen pro jednu nabízenou nemovitost. Jinak nabízí všechny funkce rezervačních stránek, jako placený Google účet. Na otestování to stačí. Máte-li více nemovitostí, přejděte na předplatné Google Workspace, které nabízí mnohem více než jen rezervační systém. O výhodách Google Workspace jsem napsal článek Výhody předplatného Google Worspace pro makléře.

Sdílení rezervační stránky klientům

Odkaz na rezervační stránku můžete klientům poslat přímo z Google kalendáře na webu (obrázek níže) nebo z aplikace Google kalendář ve vašem telefonu. Poslat můžete emailem, SMS zprávou, přes Whatsapp nebo, jak uznáte za vhodné.

Dojde-li vám poptávka po nemovitosti z realitních serverů emailem, můžete odkaz na rezervační kalendář poslat automaticky přes autoresponder. Bližší informace o nastavení autoresponderu jsem napsal v článku Jak automatizovat zpracování emailových poptávek z realitních portálů.

Funkce rezervační stránky

Na každou nabízenou nemovitost si můžete nastavit vlastní rezervační stránku. Při nastavování stránky si definujete zejména:

• Dobu trvání schůzky (prohlídky).
• Dostupnost. To jsou dny a hodiny, kdy prohlídky organizujete.
• Popis, který se bude na rezervační stránce zobrazovat. Např. detaily k nemovitosti.
• Rezervační formulář. V základu musí lidé žádající o prohlídku vyplnit: Jméno, příjmení a email. Můžete doplnit povinnost vložit telefon a rovněž až 5 dalších polí, např. na otázky, které chcete před prohlídkout zodpovědět.
• Nastavení upozornění na blížící se prohlídku. Upozornění může být více, např. den předem a poté i několik hodin před prohlídkou. Google nabízí pouze možnost upozorňovat na prohlídky emailem. Není možné posílat upozornění SMS zprávou. SMS upozornění je však možné nastavit přes aplikace třetích stran.

Notifikace emailem, SMS přes třetí strany

Google RS podporuje zasílání notifikací o schůzkách klientům pouze emailem, nikoli SMS zprávami. Můžete to částečně vyřešit i tak, že klienty upozorníte několikrát emailem, aby na schůzku nezapomněli, ale stále to není tak efektivní jako SMS zpráva nebo telefonát.

V placené verzi Workspace chodí notifikace klientům z vašeho pracovního emailu, v soukromé verzi chodí z vaší soukromé adresy @gmail.com. Pracovní verze poskytuje klientům vyšší důvěru.

Odesílání SMS zpráv klientům

Google kalendář se však dá propojit s SMS bránami přes propojovací služby jako Zapier.com nebo Make.com. Propojení přes Zapier jsem zkoušel a funguje perfektně. Předpokládám, že podobně to půjde i přes Make, ten ale nemám, nemohl jsem otestovat.

Propojení funguje takto:

1. Google kalendář obsahuje mobilní číslo klienta
2. Zapier nebo Make očistí a extrahuje z popisu schůzky v Google kalendáři telefonní číslo klienta a převede na mezinárodní formát
3. Zapier či Make vyšle pošle požadavek na SMS bránu a SMS zpráva se odešle klientovi

K odeslání SMS zpráv potřebujete účet u poskytovatele SMS bran. Mám osobní zkušenost s českou SMS bránou SMSmanager.cz , který jsme napojili i na CRM Business Booster, kde jsme odesílání SMS zpráv testovali. SMSmanager je možné propojit se Zapier.com a Make.com. Dokonce nabízí i česká mobilní čísla pro odpovědi od klientů formou SMS zprávy a i zpětné volání. To je u zahraničních poskytovatelů SMS bran často problém. Prověřoval jsem velké zahraniční poskytovatele jako např. Twilio.com, Smsapi.com atd.

Alternativou k SMS bráně může být aplikace Make.com, kterou si stáhnete z webu Make do svého Android telefonu (nikoli z Play store, ta je blokovaná pro odesílání SMS zpráv). SMS zprávy následně se zprávy odesílají z vašeho mobilního čísla. Telefon však musí být trvale připojený k internetu, jinak odesílání nebude fungovat. Make.com je levnější než Zapier, ale celkově složitější. Zapier je poměrně jednoduchá, intuitivní aplikace.

Kromě výše uvedeného řešení, stojí za zmínku i možnost propojit Google kalendář pomocí aplikace Greminders. Testoval jsem ji, je to celkem jednoduché, ale ne levné, rozhraní je v angličtině. 1 SMS zpráva stojí skoro 5 Kč + předplatné a v odesílateli SMS zprávy je text „Reminder“.

Bude-li zájem, můžeme SMS zprávy dál odladit.

Emaily z kalendáře označte v Gmailu štítkem

Aby vám rezervace z kalendáře nezaplevelili doručenou poštu a zároveň, abyste neztratili přehled o jednotlivých změnách a rušení rezervací, je dobré označit veškerou komunikaci z kalendáře v Gmailu štítkem např. „Kalendář Google“.

V Nastavení Gmailu (ozubené kolo vlevo nahoře) → Filtry a zablokované adresy vytvořte filtr. Ve filtru do pole „Obsahuje slova“ napište: filename:invite.ics. V pokračujícím okně pak zadejte, že chcete všechny emaily splňující toto kritérium označit štítkem Google kalendář.

Shrnutí

Rezervační systém od Googlu je dobré řešení pro makléře. Existují sice rezervační systémy, které mají více funkcí, ale to nemusí být vždy výhoda. Google nabízí dobrý poměr cena výkon a pro makléře mi přijde více než dostačující.

Hlavní výhody

Jednoduché řešení s dobrým poměrem cena x výkon. V rámci předplatného získáte celý balík Google Workspace. O Workspace pro makléře napíšu jindy.

Je v češtině, což ocení ti, co neumí cizí jazyky.

Hlavní nevýhody

Za nevýhodu vnímám možnost upozorňovat klienty na blížící se schůzky pouze emailem, nikoli SMS zprávami. Nevýhoda se dá odstranit pomocí aplikací třetích stran.

Možnost vložit jen 5 otázek může být také někdy nedostatečná. Typicky, když kvalifikujete zájemce o pronájem se vám více otázek může hodit. Chcete-li položit zájemcům před prohlídkou více otázek, už musíte používat další nástroje, jako např. Google forms, WP Forms umístěných na vašem webu, MS Forms atd.

Pokud vám tyto nedostatky nevadí, volte Google RS.

Alternativy ke Google rezervačnímu systému

Chcete-li opravdu sofistikovaná řešení v jednom balíku, musíte se poohlédnout jinde. Např. YouCanBookMe je skvělý systém, který můžete mít s 50 % slevou, pokud využijete tento odkaz od Martina Březiny. Administrace je v angličtině, rezervační stránka pro klienty může být v češtině. Můžete také zkusit český rezervační systém Reservio. Sofistikovat jiných systému je však vykoupena větší složitostí.

Autor článku: Petr Podlešák, manažer RE/MAX Alfa
Tel. 603 426 237